#013 Selbstorganisation nach Getting Things Done

Getting Things Done ist eine Selbstmanagementmethode nach David Allen, die einem mehr Ruhe, Fokus und Kontrolle über die tägliche Aufgabenflut verspricht. Ziel ist es, nachts nicht mehr panisch aufzuwachen, weil man sich plötzlich wieder an eine wichtige Aufgabe erinnert.

Ausgehend von der Annahme, dass unser Gehirn für die Generierung neuer Ideen und nicht für ihr Erinnern ausgerichtet ist, gliedert sich diese Methode in fünf Schritte:

1. Schritt: capture (Sammeln)

Damit die Einfälle behalten werden, aber nicht unseren mentalen Arbeitsspeicher belasten, werden zunächst alle anstehenden Aufgaben bzw. Ideen gesammelt und aufgeschrieben. Auf diese Weise verschwenden nicht Ihre Energie und Kapazitäten. Das Sammeln geschieht an einem zentralen Ort bzw. in einem zentralen System. Dort notieren Sie alles, was Sie zu tun haben – sowohl private, als auch berufliche To Dos. Hauptsache all das ist erst einmal raus aus dem Kopf und an einem verbindlichen Ort. Diesen Ort ist Ihr Eingangskorb. Sie können Ihren Eingangskorb frei wählen, ob nun digital oder analog. Ziel ist es, dass Sie lediglich einen Eingangskorb haben.

Bei einem Mal Aufschreiben bleibt es allerdings nicht. Aktualisieren Sie Ihr System laufend, damit sich Ihr Kopf weiterhin frei bleibt. Die Listen zusätzlich einmal in der Woche genau durchzusehen, kann ebenfalls dabei helfen, alles regelmäßig festzuhalten.

2. Schritt: process (Aufbereiten/Verarbeiten)

Nach dem Sammeln gehen Sie mit Ihrem Eingangskorb einmal am Tag wie mit Ihrem Mailpostfach vor: alles durchsehen und verarbeiten. Wichtig bei der Bearbeitung des Gesammelten ist das Reformulieren zu konkreten Aktivitäten. Zunächst einmal klar müssen Sie sich darüber klar werden, wie der zu erreichende Zielzustand aussehen soll. Dann fällt es anschließend leichter einen physischen, nächsten Schritt für dieses Ziel auszumachen. Statt beispielsweise „Projekt beenden“ schreiben Sie „Dokumentation schreiben“, „Stunden abrechnen“ und „Abschlussgespräch mit dem Team führen“ etc. Diese Schritte können Sie schließlich nach und nach abhaken. Mit der Zeit spielt sich diese Schreibweise bereits beim Sammeln in Ihrem Eingangskorb ein.

Nichts bleibt im Eingangskorb liegen und jede Aktion wird wie folgt gedanklich geprüft:

3. Schritt: organize (Organisieren)

Organisiert werden alle Aufgaben, die nicht bereits fix mit der 2-Minuten-Regel erledigt wurden. Dabei nutzen Sie für jede Aufgabe oder Idee folgende Vorgehensweise innerhalb von drei Kategorien:

Umfang

Zeit

Kontext

Hier steht der Umfang von Aufgaben und deren Zusammenhang im Mittelpunkt.

So werden mehr als zwei zusammenhängende Aufgaben beispielsweise zu einem Projekt zusammengefasst.

Zeitspezifische Aufgaben (z.B. Geburtstage, an die gedacht werden muss oder auch Deadlines) werden sorgfältig im Kalender eingetragen.

Hier werden die Aufgaben hinsichtlich ihres Kontextes sortiert. Zum Beispiel nach Telefonaten, die getätigt werden müssen oder Dinge, man noch einkaufen möchte.

Natürlich können Sie diese Kategorien auch kombinieren und anpassen. Hier sind Sie selbst gefragt, welche Lösung für Sie die richtige ist. Wichtig ist außerdem, sich stets zu fragen, was die nächste Aktion sein wird. Denn auf diesem Weg wird klar, ob alles für die nächste Aufgabe bereit ist oder noch ein Zwischenschritt fehlt, der vorher noch aufgeschrieben und getätigt werden muss.

Sollte eine Aufgabe nicht mehr relevant sein, fühlen Sie sich frei, diese direkt in den Papierkorb zu legen. Die Irgendwann/Vielleicht-Liste haben Sie auch stets im Blick, um Entwicklungen überprüfen und aktualisieren zu können. Dinge, bei denen keine Entwicklung mehr erwartet wird, Sie sie aber nicht wegwerfen möchten, wandern ins Archiv. Das Archiv wird ebenfalls in Listen unterteilt, um eine übersichtliche Struktur zu schaffen. Digitale Boards für die Selbstorganisation und das Erstellen von Listen wären zum Beispiel Todoist und Trello.

4. Schritt: review (Überprüfen/Durchsehen)

Eine wöchentliche Überprüfung der eigenen Organisation ist hilfreich, damit einem selbst nichts mehr entgeht. Gerade am Anfang denkt man vielleicht nicht immer daran, alle Ideen und Aufgaben direkt aufzuschreiben. Das sollte dann spätestens nach einer Woche nachgeholt werden, sodass sich keine alten Muster wieder einschleichen. In diesem Wochenrückblick sind also folgende Dinge zu tun:

- Weitere Aufgaben und Ideen sammeln

- Den Eingangskorb durchsehen und sortieren, bis er leer ist

- Alle Kontextlisten durchgehen

- Alle Projektlisten durchgehen

- Kalender prüfen und aktualisieren

Sich selbst Ziele zu setzen, ist ebenfalls wichtig, um Ihren eigenen Erfolg messbar zu machen. Das motiviert auch zusätzlich, sich weiterhin anzustrengen. Kurzfristige Ziele sollten dabei monatlich retrospektiv betrachtet werden. Ziele können sich dabei sowohl auf Aufgaben als auch auf die Verinnerlichung der Methode an sich beziehen.

5. Schritt: engage (Erledigen)

„Loslegen und anpacken“ ist bei diesem Schritt das Motto! Wenn nun alles organisiert ist, können Sie sich Aufgabe für Aufgabe widmen, ohne ständig im Kopf hin- und herzuspringen. Auch hier sieht GTD ein System vor, nach dem Sie vorgehen können:

1) Kontext

Je nachdem, wo Sie sich gerade befinden, können Sie nur bestimmte Aufgaben erledigen. Sie können nicht die längst überfällige Wäsche zu Hause waschen und aufhängen, wenn Sie gerade im Büro sind beispielsweise. Wählen Sie deshalb kontextabhängig, welche Aufgaben Sie gerade erledigen können.

2) Verfügbare Zeit

In 15 Minuten können Sie vermutlich kein ganzes Konzept runterschreiben. Nehmen Sie sich also je nachdem, wie groß Ihr gerade freies Zeitfenster ist, passende Aufgaben vor. Auf diese Weise können kleine Zeitfenster auch nützlich sein und große für tatsächlich zeitaufwändigere Aufgaben genutzt werden.

3) Verfügbare Energie

Energie ist tagesformabhängig. Nicht jeden Tag sind Sie gleich ausgeruht. Suchen Sie sich also hinsichtlich Ihres Energiepegels Aufgaben aus, die Sie bewältigen können. An guten Tagen können es anspruchsvollere Aufgaben sein als an weniger guten.

4) Priorität

Ein Klassiker: Welche Ihrer Aufgaben ist die wichtigste? Was muss heute gemacht werden? Nach Einstufung der Aufgaben mittels der vorigen drei Elemente werden die übrig gebliebenen Aufgaben nach ihrer Priorität sortiert.

Wir wünschen Ihnen gutes Ausprobieren und Gelingen!

Wenn Sie das Thema noch weiter vertiefen wollen, werfen Sie gerne auch einen Blick in David Allens Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag.